Contoh Laporan Pembuatan Newsletter Yang Baik & Benar

CONTOH LAPORAN PEMBUATAN NEWSLETTER
YANG BAIK & BENAR


BAB III
PERANCANGAN NEWSLETTER



3.1 Konsep Perancangan


3.1.1 Analisis Situasi Perusahaan

A. Sejarah perkembangan dan visi misi SDIT Rahmaniyah, Depok
SDIT Rahmaniyah, Depok berdiri pada bulan Januari 2003. Sebelumnya bangunan SDIT Rahmaniyah berada Blok E Pondok Sukmajaya Depok 2. Sebelum SDIT Rahmaniyah berdiri, terlebih dahulu terdapat bangunan Taman Kanak-Kanak dan kemudian SDIT Rahmaniyah bergabung menjadi satu bangunan dengan TK tersebut. Pada tahun 2005 SDIT Rahmaniyah pindah ke Blok C Pondok Sukmajaya Depok 2 dan memiliki bangunan sendiri di atas tanah seluas 6.000 m². 

Pada proses pembangunan SDIT Rahmaniyah memiliki tahapan-tahapan dalam pembangunan gedungnya, mulai dari membangun 2 ruangan, hingga pada akhirnya dapat membangun 33 ruangan kelas yang terbagi menjadi 6 gedung. Selain itu SDIT Rahmaniyah, Depok juga memiliki fasilitas seperti Laboratorium Komputer, Aula, Catering, Layanan Antar Jemput Sekolah, Konsultasi Psikolog, Masjid, Pusat Sumber Belajar (Perpustakaan & Audio Visual), Ruang Unit Kesehatan Sekolah, Parkir yang Luas, Lapangan Olah Raga, Lingkungan Hijau, Asri, serta Kantin.

Di SDIT Rahmaniyah, Depok ini terdapat 1026 murid. Dari jumlah murid tersebut dibagi ke dalam 6 level, dan dimana pada setiap levelnya terdapat masing-masing 6 kelas. Pada tahun 2014 ini orangtua, guru dan sekolah merencanakan “rintisan sekolah juara” dimana para siswa dapat belajar menjadi seorang wirausahawan (entrepreneurship) dan juga mengadakan program pengembangan minat dan bakat siswa melalui kegiatan yang bersifat akademis dan non-akademis. 

Untuk mendukung terlaksananya program rintisan sekolah juara tersebut, SDIT Rahmaniyah, Depok mengadakan metode pengajaran yang menarik, rekreatif, imajinatif. Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) yang di kemas dengan metode Student Acctive Learning (SAL). Satuan Pelajaran (Leasson Plan) dikembangkan dengan jaringan tema. Sistem ini merubah pola pendidikan dari teacher oriented, sehingga siswa dapat leluasa melakukan eksplorasi, memecahkan masalah dan berkreasi dalam kegiatan belajar sehari-hari, mereka dirangsang untuk lebih aktif, kreatif, mandiri, disiplin, toleran dan santun. 

Dan yang paling penting adalah tenaga pengajar di SDIT Rahmaniyah, Depok ini merupakan tenaga pengajar yang berkualitas dan merupakan lulusan dari berbagai universitas ternama di Indonesia, bahkan ada tenaga pengajar yang merupakan lulusan dari Universitas Al-Azhar Qairo, Mesir. Sehingga metode pengajaran yang diterapkan oleh SDIT Rahmaniyah, Depok dapat berjalan sesuai rencana. Sedangkan untuk program Non-Akademis, SDIT Rahmaniyah, Depok membentuk club untuk memantau bakat yang di miliki oleh siswa-siswi.

1. Visi SDIT Rahmaniyah, Depok
Menjadi Sekolah Islam Terbaik di Kota Depok Yang Unggul dalam Bidang Akademik dan Minat Bakat Serta Berwawasan Lingkungan

2. Misi SDIT Rahmaniyah, Depok
a. Meluluskan siswa dalam ujian nasional 100%
b. Meraih peringkat 3 besar dalam ujian nasional di Kota Depok
c. Memfasilitasi kegiatan-kegiatan pengembangan dan pencapaian prestasi bidang minat dan bakat yang akan meningkatkan reputasi sekolah di Kota Depok
d. Memberdayakan, memotivasi dan memfasilitasi guru untuk mengaktualisasikan ilmunya sehingga menjadi guru professional
e. Membangun kesadaran dan pemahaman seluruh komponen sekolah akan arti penting melestarikan lingkungan.

3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur-struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Setiap perusahaan mempunyai struktural organisasi yang berbeda tergantung pada tujuan dan operasi perusahaan. Pembagian tugas diadakan karena adanya ragam pekerjaan yang berbeda-beda pula dari setiap bagian. Dengan adanya tugas dan pembagian tanggung jawab diharapkan akan terjalin suatu hubungan yang baik dan akan mencapai hasil yang memuaskan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Suatu struktur yang baik harus dapat menciptakan kepuasan perseorangan maupun keseluruhan.

Struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola, tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Secara sistematis struktur organisasi yang dimiliki oleh SDIT Rahmaniyah, Depok dapat dilihat pada gambar dibawah ini:



SDIT Rahmaniyah, Depok merupakan lembaga pendidikan yang berada dibawah naungan Yayasan Rahmany yang dipimpin oleh Bapak Drs. Misbah Rosyadi Sedangkan kepala sekolah SDIT Rahmaniyah, Depok sendiri merupakan Bapak Asep Koswara S.HI yang memiliki dua orang wakil yaitu wakil kepala sekolah bidang kesiswaan dan wakil kepala sekolah bidang kurikulum. Wakil kepala sekolah bidang kurikulum dikepalai oleh Bapak Qomaruzzaman, SS yang memiliki tugas menyusun program pengajaran (program tahunan dan semester), menyusun kalender pendidikan, Menyusun Surat Keputusan (SK) pembagian tugas mengajar guru dan tugas tambahan lainnya, menyusun jadwal pelajaran, dan lain-lain. Sedangkan wakil kepala sekolah bidang kesiswaan yang dipimpin oleh Bapak M. Shofwan, S.Sos.I memiliki tugas menyusun program pembinaan kesiswaan, menegakkan tata tertib sekolah, melaksanakan bimbingan, pengarahan, dan pengendalian kegiatan siswa dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah. sebagai sebuah organisasi, dan lain-lain.

SDIT Rahmaniyah, Depok juga memiliki divisi humas yang dipimpin oleh Bapak Fahmi Basyir yang memiliki tugas dan tanggung jawab mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orangtua/wali siswa, membina hubungan antar sekolah dengan komite sekolah, membina pengembangan hubungan antar sekolah dengan lembaga pemerintah, dunia usaha, dan lembaga sosial lainnya, menyusun laporan pelaksanaan hubungan masyarakat secara berkala, menjalin hubungan keluar lembaga sesuai fungsi dan kebutuhan untuk keperluan menjaga citra sekolah, berkoordinasi dengan semua guru dan staf untuk kelancaran kegiatan pendidikan, menyelenggarakan bakti sosial dan karya wisata, mewakili kepala sekolah apabila berhalangan menghadiri rapat masalah yag bersifat umum, mempromosikan sekolah kepada masyarakat, menyelesaikan masalah administrasi dekolah yang ada hubungannya dengan pemerintah setempat, dan membuat laporan kegiatan secara berkala.

B. Potensi yang dimiliki SDIT Rahmaniyah, Depok
Ada beberapa hal yang bisa disebut sebagai potensi yang dimiliki oleh SDIT Rahmaniyah, Depok ini. Selain lingkungan sekolah yang hijau dan asri, bangunan SDIT Rahmaniyah, Depok juga berada di tengah-tengah pemukiman warga sehingga tidak ada kebisingan seperti sekolah lain yang berada di pinggir jalan raya. Selain itu, SDIT Rahmaniyah, Depok juga memiliki fasilitas yang lengkap mulai dari lapangan olahraga sampai dengan tempat parkir yang luas. SDIT Rahmaniyah, Depok merupakan sekolah dasar yang juga mengedepankan sisi agama dalam kegiatan belajar mengajarnya. Terlihat dari beberapa kegiatan dan acara yang diadakan oleh SDIT Rahmaniyah, Depok selalu bersangkutan dengan ajaran-ajaran islam. SDIT Rahmaniyah, Depok juga merupakan satu-satunya sekolah yang menanamkan jiwa entrepreneur kepada siswa-siswanya sejak usia dini. 

Staf pengajar atau guru yang dimiliki oleh SDIT Rahmaniyah, Depok juga adalah tenaga pengajar yang kompeten dan professional dibidangnya. Bahkan ada staf pengajar yang merupakan lulusan Universitas Al-Azhar Qairo, dan selebihnya merupakan tenaga pengajar lulusan dari beberapa universitas ternama di Indonesia. 

Tidak hanya di bidang akademis, dari bidang non akademis pun SDIT Rahmaniyah, Depok merupakan salah satu Sekolah Dasar di Depok yang telah meraih berbagai macam prestasi dan penghargaan. Di SDIT Rahmaniyah, Depok juga memiliki klub yang merupakan sarana mengasah bakat siswa. Untuk menjadi anggota klub tersebut, siswa-siswi akan diseleksi oleh guru dan mengikuti proses audisi sebelum resmi menjadi anggota klub. Jadi anggota klub tersebut merupakan siswa-siswi pilihan. Karena itulah sampai dengan saat ini SDIT Rahmaniyah, Depok telah meraih berbagai macam prestasi dan akan terus berusaha untuk mendapatkan lebih banyak prestasi lagi dan menghasilkan siswa-siswi berprestasi sebagai penerus Bangsa.

Atas dasar itulah SDIT Rahmaniyah, Depok menjadi salah satu sekolah favorit sehingga banyak orang tua yang ingin menyekolahkan anaknya di SDIT Rahmaniyah, Depok. Saat ini karena keterbatasan ruang kelas, banyak sekali calon siswa-siswi yang tidak dapat masuk ke SDIT Rahmaniyah, Depok. Melihat antusiasme orang tua yang ingin menyekolahkan anaknya di SDIT Rahmaniyah, Depok, sekarang SDIT Rahmaniyah, Depok tengah membangun lagi gedung sekolah agar dapat menerima lebih banyak lagi bibit siswa berprestasi.

C. Kondisi khusus yang mengharuskan kehadiran program Humas
Untuk membangun komunikasi dua arah dengan publik eksternal dan internal, pihak SDIT Rahmaniyah, Depok membutuhkan peran Humas agar informasi yang akan disampaikan benar-benar diterima dengan baik oleh publiknya. Jika dilihat dari jumlah murid yang terdaftar di SDIT Rahmaniyah, Depok saat ini yang mencapai 1.026 orang siswa, bukanlah perkara yang mudah untuk menyampaikan informasi kepada orang tua murid. Atas dasar itulah, peran Humas menjadi sangat penting bagi SDIT Rahmaniyah, Depok.

Tidak hanya untuk berkomunikasi dengan khalayak luas, Humas juga memiliki tugas untuk mengembangkan SDIT Rahmaniyah, Depok menjadi sekolah yang memiliki citra positif. Sedangkan untuk pihak internalnya, Humas harus mampu membuat atau melaksanakan kegiatan yang bermanfaat dan juga bisa menjaga semangat kerja karyawan.

3.1.2 Permasalahan
Seperti yang telah dijelaskan diatas, bahwa jumlah murid SDIT Rahmaniyah, Depok yang mencapai 1.026 murid, maka sekolah juga membutuhkan media informasi yang dapat memudahkan usaha menyampaikan informasi kepada orang tua murid.

Selama ini strategi yang digunakan oleh SDIT Rahmaniyah, Depok dalam menyampaikan informasi adalah menggunakan website atau selebaran kepada orang tua murid. Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, cara tersebut dinilai kurang efektif karena banyak orang tua siswa yang malas untuk membuka website sekolah dan banyak selebaran yang tercecer.

Oleh karena itu, penulis merancang Newsletter untuk memudahkan SDIT Rahmaniyah, Depok untuk menyampaikan informasi terkini tentang SDIT Rahmaniyah, Depok kepada seluruh publik internal.

3.1.3 Konsep Kreatif
a. Bentuk In House Journal (Newsletter)
Konsep Newsletter yang ingin penulis sampaikan adalah Newsletter triwulan, Newsletter akan terbit 3 bulan sekali. Penulis mengisi Newsletter ini dengan berbagai rubrik antara lain sosok, fokus, profil siswa berprestasi, event, interview, dan berbagai rubrik tambahan lain yang penulis rasa akan bermanfaat bagi para pembaca.

Newsletter ini penulis beri nama “Kabar Rahmani”. Maksud dari nama Newsletter ini adalah diharapkan para pembaca akan mengetahui berita atau kabar apa saja yang berkaitan dengan SDIT Rahmaniyah, Depok. Informasi atau berita yang akan dimuat pada Newsletter ini tidak hanya terpaku pada lingkup sekolahnya saja. Tetapi bisa meluas lagi ke berita tentang yayasan Rahmani sendiri. Sehingga para pembaca akan mendapatkan informasi yang update dari yayasan pengelola SDIT Rahmani itu sendiri.

b. Tujuan Penerbitan
Tujuan diterbitkannya Newsletter ini adalah untuk membantu memberikan informasi terkait kegiatan yang SDIT Rahmaniyah, Depok dan Yayasan Rahmani yang bermanfaat bagi karyawan, murid-murid, atau bahkan orang tua murid. Melalui Newsletter ini pula diharapkan seluruh siswa dan karyawan dapat lebih menumbuhkan motivasi untuk lebih berprestasi lagi.

c. Target Khalayak
Seperti yang sudah penulis jelaskan pada point sebelumnya, bahwa salah satu fungsi dari diterbitkannya Newsletter adalah dapat memberikan dorongan untuk memperkuat komitmen memberikan yang terbaik bagi perusahaan serta perbaikan moral kerja karyawan-karyawannya. Sehingga target primer yang dituju dari pembuatan Newsletter ini adalah seluruh karyawan SDIT Rahmaniyah, Depok.

Orang tua siswa juga dapat membaca Newsletter ini karena isi mencakup tentang kegiatan apa saja yang telah dilaksanakan oleh sekolah dan informasi apa saja yang memang ditujukan oleh sekolah kepada orang tua siswa. Untuk itulah orang tua siswa menjadi target sekunder penerbitan Newsletter ini.

d. Perwajahan
1. Cover
Cover merupakan sampul dari sebuah majalah. Dalam sebuah majalah terdapat dua buah cover yaitu cover depan dan cover belakang. Pada cover bagian depan Newsletter Kabar Rahmani ini terdapat foto gedung kelas yang dimiliki oleh SDIT Rahmaniyah, Depok. 

2. Layout
Layout atau tampilan Newsletter Kabar Rahmaniyah ini dibuat semenarik mungkin dengan warna background dominan hijau. Penulis memilih warna background hijau karena warna hijau merupakan warna yang dipakai oleh kebanyakan sekolah islam termasuk SDIT Rahmaniyah, Depok. Untuk isi dari Newsletter penulis mencoba menyeimbangkan antara tulisan dan gambar agar tidak terlalu banyak ruang kosong pada setiap halamannya. Akan tetapi tidak menimbulkan kesan terlalu penuh dan ramai dengan gambar. Penulis bermaksud untuk membuat design sederhana yang tidak hanya terpaku pada tulisan saja tetapi dilengkapi gambar.

3. Komposisi isi
Newsletter Kabar Rahmaniyah mempunyai 10 rubrik dengan komposisi 60% tulisan dan 40% gambar pendukung. Newsletter Kabar Rahmani memiliki banyak gambar karena penulis bermaksud menambahkan pilihan gambar pada satu rubrik yang ada di dalam Newsletter ini.

e. Rubrikasi
1. Cover Depan (Sampul)
Cover depan/sampul merupakan halaman yang paling menentukan penilaian publik kepada suatu majalah/tabloid. Apabila sampul depan majalah/tabloid di design dengan tampilan yang menarik maka akan membuat publik ingin mengetahui bagaimana isi majalah/tabloid tersebut. Biasanya pada bagian sampul terdapat judul, edisi terbitan, bulan dan tahun, sebuah headline, dan beberapa sub-headline. Dan yang paling penting adalah terdapatnya gambar yang dijadikan sebagai background majalah/tabloid.

2. Pengantar Redaksi
Rubrik ini merupakan tempat redaktur atau pemimpin redaksi menyampaikan beberapa kata sambutan atau menyampaikan sapaan kepada para pembacanya. Tidak hanya redaktur atau pimpinan redaksi, kepala sekolah SDIT Rahmaniyah, Depok juga dapat memberikan kata sambutannya.Pada rubrik ini juga terdapat jajaran staff, alamat, dan email redaksi Newsletter Kabar Rahmaniyah.

3. Daftar Isi
Daftar isi merupakan bagian yang dibutuhkan oleh pembaca untuk menemukan halaman yang ingin dibaca, untuk itulah pada setiap terbitan majalah/tabloid selalu terdapat lembar Daftar Isi. Kebanyakan majalah/tabloid membuat satu lembar daftar isi, tapi ada juga majalah/tabloid yang membuat daftar isi hingga dua halaman. Hal itu disesuaikan dengan kebutuhan konten yang terdapat di dalamnya.

Pada Newsletter Kabar Rahmaniyah hanya terdapat satu halaman daftar isi. Karena penulis merasa satu lembar daftar isi saja sudah cukup untuk memenuhi isi konten yang terdapat didalam Newsletter Kabar Rahmaniyah.

4. Fokus
Rubrik ini membahas tentang visi sekolah yaitu “Sekolah Sang Juara”. Melalui rubrik ini juga para pembaca dapat mendapatkan penjelasan tentang visi tersebut. Dan diharapkan para pembaca Newsletter dapat memberikan dukungan untuk mensukseskan program “Sekolah Sang Juara” agar program ini dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

5. Sosok
Rubrik ini bisa juga dikatakan sebagai penghargaan untuk setiap karyawan SDIT Rahmaniyah, Depok. Pada Newsletter Kabar Rahmaniyah kali ini sosok yang akan dibahas adalah kepala sekolah SDIT Rahmaniyah, Depok, Bapak Asep Koswara S.HI. 

6. Profil Siswa Berprestasi
Rubrik profil siswa berprestasi ini ditujukan khusus untuk para siswa-siswi yang berprestasi baik berprestasi di kelas ataupun berprestasi di luar kelas, pada edisi kali ini Newsletter Kabar Rahmaniyah mengangkat profil dua orang siswa yang sangat membanggakan bagi pihak sekolah maupun orang tua. Penulis sengaja memasukkan rubrik ini sebagai rubrik pendukung headline.

7. Teknologi
Rubrik ini berisikan tentang informasi yang berkaitan dengan dunia teknologi. Rubrik ini terdapat 1 halaman.

8. Tips and Trik
Isi dari rubrik ini adalah segala informasi yang bermanfaat bagi kehidupan sehari-hari.

9. Prestasi
Pada rubrik ini penulis mengisinya dengan semua prestasi yang pernah diraih oleh siswa-siswi SDIT Rahmaniyah, Depok.Rubrik ini juga merupakan pendukung Headline “Sekolah Sang Juara”.

10. Event
Rubrik ini berisi tentang kegiatan/acara rutin yang selalu diadakan oleh SDIT Rahmaniyah, Depok. Pada Newsletter edisi kali ini penulis akan mengisinya dengan acara Market Days, Jalasah Ruhiyah, dan Idul Adha.

11. Karya Murid
Rubrik ini disediakan bagi murid-murid SDIT Rahmaniyah, Depok yang ingin memberikan karya dalam bentuk tulisan seperti cerpen, puisi, dan lain-lain.

12. Lensa
Pada rubrik ini penulis memasukkan foto-foto kegiatan para guru dan karyawan SDIT Rahmaniyah, Depok

13. Ekstrakurikuler
Rubrik ini adalah rubrik yang juga menunjang headline Kabar Rahmaniyah yaitu “Sekolah Sang Juara”, karena rubrik ini berisi tentang kegiatan ekstrakulikuler yang ada pada SDIT Rahmaniyah, Depok.

14. Artikel
Dua halaman pada rubrik ini berisi dua judul artikel yang berbeda, dan diharapkan melalui artikel ini para pembaca Newletter akan mendapatkan tambahan informasi yang bermanfaat

15. Komentar Rahmani
Rubrik ini berisi tentang komentar-komentar para karyawan, murid, dan orang tua murid tentang penerbitan Newsletter Kabar Rahmaniyah. Satu halaman rubrik ini akan berisi seluruh komentar yang penulis dapatkan. 

16. Cover Belakang
Cover belakang ini konsepnya sama dengan cover depan, namun sudah tidak ada lagi headline dan sub-headline seperti yang terdapat di cover depan.

f. Format
1. Ukuran : 29 cm x 21,5 cm
2. Kertas : Art Carton 210 gr (cover), Art Paper 150 gr (isi)
3. Warna : Putih (Red: 4, Green: 4, Blue: 4)
4. Tebal Halaman : 24 Halaman
5. Binding : Straples
6. Oplah : 500 eksemplar
7. Frekuensi : Triwulan (3 Bulan)
8. Distribusi : SDIT Rahmaniyah, Depok

3.2 Time Table dan Anggaran

3.2.1. Time Table
Tabel III.I 

Time Table Perancangan Newsletter 

3.2.2. Anggaran
Tabel III.2
Anggaran Perancangan Newsletter 

3.3 Kendala dan Pemecahan
3.4.1 Kendala
1. Penentuan rubrik, dikarenakan tidak ada Newsletter yang dibuat oleh SDIT Rahmaniyah, Depok sebelumnya sehingga tidak adanya dasar contoh dalam pembuatan rubrik pada Newsletter.
2. Dalam melakukan wawancara dengan narasumber, beberapa diantaranya banyak yang memiliki kesibukan sehingga penulis agak sulit dalam menentukan waktu untuk wawancara.

3.4.2 Pemecahan
a. Adanya kemajuan teknologi yang ada saat ini, yaitu internet yang dapat dengan mudah diakses oleh siapapun dengan berbagai platform, sehingga penulis dapat dengan mengambil informasi atau referensi mengenai pembuatan rubrik pada Newsletter. Penulis juga mencari referensi di Perpustakaan dan Toko Buku dalam penentuan rubrik.
b. Penulis melakukan konfirmasi dari jauh-jauh hari agar narasumber dapat mengatur jadwalnya dan menyediakan waktu luang untuk melakukan wawancara.