Sponsorship dalam Management Event

SPONSORSHIP DALAM MANAGEMENT EVENT

Sponsorship - Merupakan aspek yang tidak boleh ketinggalan dalam membuat sebuah event, kerana proposal selain digunakan sebagai inti dari konsep sebuah event, proposal ini juga dapat kita gunakan untuk menggaet Sopnsor.

Untuk menelisik lebih jauh mengenai Sponsorship dalam sebuah event kali ini kita akan bahas mengenai Seponsorship ini lebih dalam.

Melihat dari sumber pendanaan, kegiatan EO dapat dibagi 2 yaitu :
  1. Job Order => EO mendapatkan penugasan untuk menyiapkan sebuah acara dan biasanya pendanaannya tidak menjadi masalah karena si pemberi tugas sudah menyiapkannya.
  2. Make Job => Perusahaan EO yang menciptakan kreativitas atau inovasi sendiri, sehingga mereka harus menyiapkan pendanaan awal. Disinilah sponsorship sangat diperlukan.

Peran sponsor adalah sebagai sumber dana dan mitra dalam kegiatan EO dan biasanya ada hubungan saling menguntungkan antara Sponsor dengan EO. M. LInggar Anggoro mendefinisikan sponsor adalah penyediaan dukungan finansial untuk suatu acara, subjek, kegiatan, lembaga, atau individu yang dianggap memang pantas menerimanya.


PENGERTIAN SPONSORSHIP



Sponsorship - Adalah menciptakan kerja sama saling menguntungkan antara organisasi dengan perusahaan sponsor. Apabila sponsorship dipilih berdasarkan manfaat dari besarnya eksposur atau kemewahan acara, para sponsor selalu dapat memilih acara (event) lain yang diselenggarakan oleh pesaing Anda.

Karena itu penyelenggara event tidak dapat mengandalkan pendapatan dari sponsor. Model baru dari sponsorship didasarkan pada kemitraan. Sponsorship yang didasarkan kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil yang menyebabkan sponsor manapun sulit untuk meninggalkan kerja sama kemitraan ini.

Pendekatan untuk pengembangan sebuah program sponsorship yang bersahabat dengan organisasi :
  • menjaga komunikasi dengan para staf dan atasan
  • mendidik semua pihak yang berkepentingan dalam organisasi
  • menyediakan laporan perkembangan, laporan studi kasus, dan lain-lain untuk staf
  • membentuk tim sponsorship
Dalam pengertian yang luas, sponsor dapat di bagi menjadi :
  1. Sponsor Substitusi, yaitu pertukaran tanpa adanya aliran dana masuk ke panitia, misal Media partner.
  2. Sponsor dana langsung, yaitu sponsor yang terikat kontrak dengan pihak penyelenggara konferensi dan event dengan menyerahkan dana sponsor dengan kompensasi-kompensasi yang diatur dalam sponsoship.
  3. Sponsor Kerjasama
Penyusunan paket sponsor menjadi bagian dari strategi pemasaran sponsorship yang memiliki peran sangat penting. Sebuah paket yang baik adalah mempertimbangkan keseimbangan antara produk dan satuan harga yang ditetapkan untuk masing-masing produk atau paket yang ditawarkan.

Paket sponsor konfrensi dan event scientific biasanya dapat dibagi ke dalam dua kategori sponsorship, berdasarkan besar, kecilnya dana sponsor yang harus disediakan pihak sponsor dan jenis paket program yang di jual kepada sponsor.
  1. Sponsor berdasarkan levelnya : Sponsor emas, sponsor perak, sponsor perunggu.
  2. Sponsor additional : yang ditawarkan adalah jenis sesi atau program dalam konferensi dan event tersebut.
Salah satu konsep diselenggarakannya event adalah dapat menarik sponsor untuk membiayai event, maka ada beberapa hal yang harus diingat bahwa sponsor yang potensial harus mendapatkan keuntungan dari event yang diselenggarakan, diantaranya adalah :
  1. Event yang diselenggarakan dan sponsor harus sama-sama memiliki pangsa pasar yang sama
  2. Adanya media yang akan mengekspos event yang diselenggarakan
  3. Keuntungan publisitas dan Public Relations apa yang akan didapat oleh sponsor
  4. Keuntungan langsung apa yang akan di dapat oleh sponsor di samping pemberitaan melalui media, misal : mendapatkan tempat khusus dalam jamuan makan malam, gratis tiket masuk bagi sponsor.
Hal ini menunjukkan bahwa tanpa dapat mengungkapkan keuntungan apa saja yang akan di dapat oleh perusahaan menjadi sponsor event, maka akan sulit mendapatkan sponsor tersebut. Pemberi sponsor tidak hanya melihat keuntungan langsung saja tetapi juga event yang di selenggarakan harus mampu meningkatkan citra yang akan di bangun event terhadap organisasi pemberi sponsor.

Pertukaran hubungan antara Sponsor dan Event (Sumber : crompton (1994) dalam Bowdin (2003) dalam Noor, 2009:165)

Event Menginginkan :
  1. Investasi Keuangan
  2. Liputan Media
  3. Pertukaran Pelayanan 
Bisnis Menginginkan :
  1. Peningkatan Brand awareness
  2. Peningkatan citra perusahaan
  3. Mencoba produk
  4. Peningkatan penjualan
Komposisi Sponsor Media
  • Melakukan kerjasama promosi dengan media, baik cetak/koran, radio, majalah maupun televisi.
  • Sebelum melakukan kerjasama barter publikasi, diperlukan pengetahuan tentang spesifikasi produk dan tarif space/ruang iklan/spot iklan dari masing-masing media.
  • Untuk Koran/surat kabar istilah satuan ruang iklan di surat kabar adalah MILIMETERKOLOM atau mmk.
  • Dihitung dari baris kiri ke kanan disebut kolom dikalikan dengan panjang pendek dari atas ke bawah disebut milimeter, ukuran iklan misalnya 2 kolom x 100 mm (10 cm) = 200 mmk.
  • Semua surat kabar menerapkan sistem perhitungan ini, yang membedakan adalah jumlah maksimal kolomnya (panjang dalam sentimeter) sesuai dengan ukuran luas korannya harga tarif iklan.
  • Untuk Radio dan TV menerapkan sistem tarif spot iklan untuk durasi 30 detik dan 60 detik.
  • Untuk radio ada istilah ad lips yaitu announce oleh penyiar langsung. Sedangkan untuk TV masih ada variasi lain misalnya insert, bumper in, bumper out, running text tapi yang biasanya untuk barter adalah spot TVC (commercial) 30 second atau 60 second, running text dan liputat berita saja.
Contoh Penghitungan Barter Promosi 

1. Kerjasama dengan surat kabar

  • Tarif iklan display BW (Black & White) Rp. 10.000/mmk
  • Tarif iklan display FC (Full Colour) Rp. 15.000/mmk
a. Barter yang kita ajukan
  • Pemasangan iklan display BW ukuran 2 kolom x 200mm
    - Diskon 80 % sebanyak 2 kali muat, artinya kita untuk membayar sebesar 20 % plus PPN 10%
  • perhitungannya : 2 kolom x 200 mm = 400 mmk, tarif umum : 400 mmk x Rp. 10.000 = Rp. 4.000.000 + PPN 10 % (Rp. 400.000)= Rp. 4.400.000/muat x 2 kali muat = Rp. 8.800.000,-
    - Diskon 80 % (Rp. 3.200.000) dari Rp. 4.000.000/muat = Rp. 800.000 + PPN 10 % (Rp. 80.000) = Rp.880.000/muat x2 = Rp. 1.760.000 (harga inilah yang harus kita bayar bila pihak pengelola surat kabar setuju)
b. Kontraprestasi untuk surat kabar
  • Logo tercantum pada Backdrop acara
  • Logo tercantum pada leaflet 2000 eksemplar
  • Logo tercantum pada poster 1000 eksemplar
  • Logo tercantum pada iklan promosi media cetak.
  • Logo tercantum pada Baliho 2 unit
  • Logo tercantum pada booklet acara 2000 eksemplar, ¼ halaman FC
  • Hak pemasangan Banner Promosi 3 buah di dalam gedung acara.
  • Hak memasang umbul-umbul di luar gedung acara sebanyak 10 buah
  • Penyebutan oleh pembawa acara
  • Logo pada program Multimedia

2. Kerjasama dengan Radio

  • Tarif spot iklan Rp. 10.000/60 detik
  • Tarif Ad-lips Rp. 15.000/ tayang
a. Barter yang kita ajukan :
  • pemutaran spot iklan 60 detik, 10 kali perhari, selama 12 hari, barter full promosi artinya kita mengajukan untuk dapat full barter
  • Perhitungannya : Rp. 10.000 x 10 kali perhari = Rp. 100.000 x 12 hari = Rp. 1.200.000
b. Kontraprestasi untuk Radio :
  • Logo tercantum pada back drop acara
  • Logo tercantum pada leaflet 2000 eksemplar
  • Logo tercantum pada poster 1000 eksemplar
  • Logo tercantum pada iklan Promosi media cetak
  • Logo tercantum pada baliho 2 unit
  • Logo tercantum pada booklet acara 2000 eksemplar
  • Penyebutan oleh pembawa acara
  • Logo pada program multimedia.
Prinsip kerjasama barter promosi dengan stasiun TV, prinsipnya sama dengan radio, yang berbeda hanya pada tarif spot TVC yang mungkin lebih dari 10 kali lipat untuk per-60 second dibanding dengan tarif radio.

Etika Sponsorship
Pada saat melakukan kerjasama dengan sponsor ada beberapa hal yang harus diperhatikan :
  1. Sesuaikan sponsor yang dituju dengan event yang akan dilaksanakan.
  2. Buat perjanjian untuk bertemu.
  3. Patuhi kesepakatan-kesepakatan yang telah dibuat oleh sponsor.
Sponsorship dalam Management Event "