Pengertian Presentasi dan Belajar Teknik-teknik Presentasi - Dunia Public Relations

Terbaru

Monday, February 20, 2017

Pengertian Presentasi dan Belajar Teknik-teknik Presentasi

PENGERTIAN PRESENTASI
DAN BELAJAR TEKNIK-TEKNIK PRESENTASI

Presentasi sebagai suatu pengertian adalah suatu media komunikasi lisan yang dilakukan secara lebih formal sifatnya dalam rangka penyampaian suatu pesan tertentu kepada pendengar tertentu pada waktu dan tempat tertentu pula.

Sasaran akhir dari presentasi adalah pembicara mengharapkan pendengar memahami apa yang disampaikan. Dalam batas tertentu pembicara juga berharap agar pendengar mau bertindak seperti yang diinginkannya. Dalam kenyataannya seringkali harapan tersebut tidak tercapai, baik karena faktor pendengar maupun karena faktor pembicara.

Tentang PR Lainya :


BENTUK – BENTUK PRESENTASI


pengertian, presentasi,

Ada dua bentuk umum dari suatu presentasi yaitu;
  1. Presentasi bersifat informative.Tujuan presentasi ini adalah semata-mata untuk memberikan informasi dan sama sekali tidak untuk mengubah perilaku, sikap, pandangan atau keyakinan pendengar.
    Contoh : laporan kemajuan ; laporan tahunan, penjelasan tentang prosedur dan sejenisnya.

  2. Presentasi bersifat Persuasif
    Tujuan presentasi ini disamping harus memberikan informasi pembicara harus memberikan penjelasan dan meyakinkan pendengar sehingga mereka mau bertindak seperti yang dinginkan.
    Contoh : Presentasi penjualan, Pengajuan usul dan Permintaan
    Dalam presentasi ini selalu menekankan manfaat yang diperoleh bila orang bertindak seperti yang kita inginkan dan tentunya manfaat tersebut dikaitkan dengan kebutuhan mereka.

Saran dan Masalah Dalam Komunikasi

Beberapa masalah sasaran (dari segi pendengar) yang bersangkutan dengan pencapaian sasaran komunikasi dalam presentasi pada umumnya adalah ;

1. MENDENGAR
  • Orang tidak dapat berkonsentrasi membaca atau mendengarkan untuk waktu yang lama
  • Orang sering kali mengabaikan hal-hal yang menurut pendapatnya tidak penting.
2. MEMAHAMI
  • Orang mempunyai kecenderungan untuk mendengarkan apa yang diharapkan atau yang ingin di dengarnya.
  • Adanya istilah khusus (jargon) yang tidak dipahami oleh umum
  • Orang lebih mudah salah paham/mengerti bila hanya mendengar tetapi tidak melihat
  • Seringkali orang mudah menarik kesimpulan sebelum selesai mendengarkan
3. MENYETUJUI
  • Adanya kecurigaan dari sementara orang bahwa pembicara bermaksud untuk “menjual” atau mengharapkan sesuatu dari pendengar, karena pengalaman yang dimilikinya.
  • Orang seringkali tidak suka mengakui kesalahannya, apalagi kesalahan itu ditunjukkan oleh orang lain.
  • Seringkali orang tidak mau menerima kenyataan adanya informasi baru.
  • Tidak meyakini kredibilitas sumber informasi
4. BERTINDAK
  • Orang tidak mudah untuk mengubah kebiasaan
  • Ketakutan/kekhawatiran akan akibat yang timbul jika salah mengambil keputusan
  • Orang seringkali juga enggan/tidak suka untuk mengambil keputusan.
Beberapa masalah seperti ini juga sering terjadi atau didapat dalam diri pembicara.


FAKTOR KESUKSESAN PADA PRESENTASI


1. AWAL.
Mengawali suatu presentasi dengan baik berarti telah meraih separuh kesuksesan. Pada awal presentasi ada sejumlah pertanda yang dapat menunjang kesuksesan ;
  • Jangan mengawalinya dengan minta maaf
  • Memperkenalkan diri-sendiri ( sesuai dengan hadirin yang dihadapi).
2. SUASANA HATI
Suasana hati yang diinginkan tentunya bergantung pada tujuan kita sendiri. Ada beberapa faktor yang penting artinya untuk setiap presentasi, antara lain; 
  • Profesionalisme, 
  • Derajat formalitas yang tepat, 
  • Antusiasisme yang terkendali, 
  • Menarik, menjalankan dan mendorong, 
  • Pengunaan humor yang baik, 
  • Hindari Arogansi.
3. SUARA.
Suara adalah senjata utama seorang pembicara meskipun bukan satu-satunya.
  •  Suara harus dapat didengar oleh seluruh hadirin dengan jelas.
  • Perhatian dan Maksud.
  • Berhenti berbicara sejenak setelah menyampaikan suatu ide, memberikan kesempatan pendengar untuk mencerna perkataan kita.
  • Artikulasi
4. TUBUH
Tubuh dapat membantu maupun mengganggu presentasi kita. Para pemula biasanya merasakan bahwa tubuh mereka merupakan suatu persoalan sehingga menjadi canggung dengan tubuh sendiri. Berbagai kesulitan yang mengganggu mencakup: 
  • Cara Berjalan, 
  • Posisi Tubuh, 
  • Apa yang harus dilakukan dengan tangan kita, 
  • Kontak Mata, 
  • Gerak Isyarat.
5. PENGATURAN/KEDISIPLINAN WAKTU.
Sebagai pembicara kita harus dapat mengatur ritme waktu pembicaraan sehingga tidak melampaui ataupun terlalu cepat dari waktu yang disediakan. Sebagian pembicara ada yang memulainya dengan melepaskan arloji dan meletakkannya disamping buku catatan. Hal ini memungkinkannya untuk melihat arloji tanpa diketahui oleh hadirin.

6. KESIMPULAN.
Bagian akhir suatu presentasi memiliki arti penting yang kedua setelah bagian awal. Lakukan dengan gebrakan jangan dengan merengek-rengek disesuaikan dengan tujuan kita. Kita selalu dapat disalahkan untuk mengkahiri presentasi dengan diam atau berakhir secara tiba-tiba dan tak terduga. Kita jangan meninggalkan keragu-raguan bahwa sesunggunya kita telah sampai pada akhir presentasi.


LANGKAH-LANGKAH MENYIAPKAN PRESENTASI


Kunci untuk presentasi yang sukses adalah persiapan yang baik. Langkah –langkah yang perlu dilakukan untuk menyiapkan suatu acara presentasi adalah :

1. MELAKUKAN ANALISIS
Analisis tidak perlu banyak memakan waktu cukup dalam beberapa menit, hal ini merupakan dasar kesuksesan presentasi. 
Hal yang perlu dianalisis dalam langkah persiapan ini adalah ;

A. Analisis Peristiwa Presentasi
Menganalisis peristiwa presentasi seorang pembicara dapat dilakukan dengan mengetahui :
  1. Organisasi penyelenggara presentasi ?
  2. Tujuan dari organisasi untuk menyelenggarakan presentasi ?
  3. Sifat Presentasi ?
  4. Format atau polanya ?
  5. Mengapa saya diminta berbicara ? apa yang diharapkan dari saya ?
  6. Apakah ada pembicara lain, Apabila ada siapa mereka ? Apa yang menjadi pokok pembicaraan mereka, Apakah mereka akan berbicara sebelum atau setelah saya ? ataukah ini merupakan presentasi tim ?.
  7. Lama waktu yang diberikan untuk presentasi ?
  8. Apakah akan ada pertanyaan yang akan diajukan nanti ?
  9. Apakah pakaian yang cocok, bagaimana mana saya harus berpakaian ?
B. Analisis profil atau keadaan para hadirin
Kunci sukses presentasi apapun adalah menyenangkan dan memuaskan hadirin. Mereka sebenarnya yang menjadi pusat presentasi . Hal yang harus diketahui berkaitan dengan anggota hadirin peserta presentasi adalah ;
  1. Berapa banyak jumlah hadirin yang diharapkan ?
  2. Alasan mengapa mereka hadir ?
  3. Seberapa banyak pengetahuan mereka di bidang yang di bahas
  4. Apakah mereka memiliki prasangka yang cukup kuat mengenai pokok bahasan ?
    Apakah mereka sangat membenci atau bersahabat dengan saya atau pada apa yang ingin saya katakan.
  5. Apakah mereka disana untuk mewakili diri sendiri atau untuk mewakili orang lain?
  6. Apakah ada ketegangan konflik diantara hadirin, apa bentuk dan diantara siapa ?
  7. Siapa yang akan menjadi tokoh-tokoh kunci.
C. Analisis Lokasi Presentasi
Analisis lokasi presentasi dapat kita lakukan dengan memeriksa daftar sebagai berikut;
  1. Bagaimana cara saya dapat sampai di lokasi ?
  2. Berapa lama waktu yang diperlukan ke tempat lokasi, apa ada kemungkinan penyebab keterlambatan, apakah ada angkutan umum, atau tempat parkir mobil yang leluasa.
  3. Apakah pengaturan tempatnya dilakukan secara formal atau informal.
  4. Bagaimana penataan tempat duduk hadirin, apakah akan berbicara dari podium?
  5. Seperti apakah peralatan yang tersedia untuk menunjang presentasi dan bagaimana cara menyusun peralatan dan dimana harus berdiri dan dimana alat bantu harus diletakan.


MENENTUKAN SASARAN DAN TUJUAN PRESENTASI


Sasaran presentasi adalah kunci pelaksanaan presentasi yang akan dilakukan. Dengan sasaran yang jelas maka persiapan selanjutnya serta pelaksanaan presentasinya sendiri akan lebih terarah.

Dalam menentukan sasaran yang harus diperhatikan adalah:
  1. Alasan melakukan presentasi ;
    Memberikan informasi/laporan, Memberikan penjelasan, Mengajukan suatu usulan, Menjual/menawarkan
  2. Tujuan yang ingin dicapai adalah ;
    Mengenal atau mengetahui, Memahami, Meyakini, Mengambil keputusan/tindakan.
  3. Sasaran presentasi haruslah dibuat secara realistis yaitu;
    Sesuai dengan pengetahuan dan latar belakang pendengar, Sesuai dengan kemampuan pendengar untuk mengambil tindakan, Masuk akal untuk dicapai.

MENYIAPKAN ISI DAN STRUKTUR PRESENTASI


alat presentasi, isi presentasi

A. Mengumpulkan Bahan
Kita harus mengumpulkan bahan sesegera mungkin. Apabila kita bukan seorang ahli dalam suatu bidang maka tujuan yang pertama ialah mencari sumber kuncinya. Sumber kunci dapat berupa buku , artikel, laporan atau orang yang dapat memberi kita kerangka kerja untuk riset selanjutnya. Terdapat banyak sumber untuk mendapatkan bahan presentasi yaitu;
  1. Pengalaman sendiri
  2. Pengalaman rekan sekerja, keluarga dan teman
  3. Buku.
  4. Jurnal, majalah dan koran
  5. Database elektronik
  6. Riset asli.
B. Menyeleksi Bahan
Pemilihan bahan berarti menentukan apa dan berapa banyak bahan yang harus dicakup dalam presentasi. Sebagai pedoman pembicara harus mengingat kembali pada apa sasaran presentasi dan analisis pendengar . Dengan memperhatikan ke dua hal tersebut maka pembicara dapat menentukan ;
  1. Bahan yang harus di cakup dan dihilangkan
  2. Rincian/ detail yang harus disampaikan
  3. Cara yang paling baik untuk menyampaikan bahan.
Dalam hal mengatur banyaknya bahan yang harus dikumpulkan dan waktu yang tersedia dalam presentasi maka perlu adanya fleksibelitas, kelenturan atau kelonggaran tertentu dengan mengelompokan bahan dalam tiga cara;
  • Bahan utama: Yaitu bahan yang paling penting untuk presentasi.
  • Bahan Sampingan: Misalnya contoh-contoh tambahan yang dapat dilewati tanpa harus merusak pesan utama apabila waktunya singkat dan mendesak.
  • Bahan Tambahan: Yang dapat dipergunakan apabila ada waktu yang tersisa, ada tambahan waktu atau ada keperluan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan. Bahan-bahan yang kita kumpulan haruslah bersifat Correct (benar), Complete (lengkap), Clear (jelas), Consistent (konsisten), Clever (pandai).
C. Mengorganisasi Bahan Presentasi.
Dalam langkah ini pembicara menyiapkan urutan-urutan bahan yang disampaikan agar bahan diterima secara utuh dan jelas. Urutan presentasi pada umumnya adalah:
  • ntroduksi / pengantar
  • Inti / bagian isi
  • Penutup atau kesimpulan.
1. Introduksi
Introduksi merupakan pengantar/pembuka presentasi dan pada dasarnya merupakan perumusan ide presentasi, introduksi yang baik dapat menimbulkan perhatian atau minat terhadap bahan presentasi maupun pembicaranya. Introduksi dapat dilakukan dengan ;
  • Menjelaskan pentingnya subyek bagi pendengar
  • Menunjukan pada suatu kejadian/contoh yang mengarah pada subyek presentasi.
  • Mengutip hasil riset/observasi atau pendapat-pendapat.
  • Mengutip data statistik.
  • Mengambil ceritera atau anekdot yang menggambarkan subyek presentasi.

2. Inti / Bagian isi
Berisikan bahan utama yang disampikan kepada pendengar. Dalam bagian ini ide-ide pokok dikembangkan lebih lanjut dengan memberi ilustrasi atau menambah detail-detail sehingga menjadi semakin dapat dimengerti.

Sarana yang dapat digunakan untuk mengembangkan ide adalah ;Contoh-contoh, Mengulang ide pokok dengan kata-kata lain, Data statistic, Perbandingan-perbandingan/ analogi, Kesaksian para ahli.

3. Penutup/Kesimpulan.
Bagian ini merupakan penutup dari presentasi. Kesimpulan yang baik adalah yang;
  • Merupakan ikhtisar dari ide pokok
  • Merangsang untuk mengambil tindakan lebih lanjut dengan memberikan tantangan, mengajak untuk bertindak atau untuk melakukan aksi.
  • Merupakan peninjauan terhadap sasaran presentasi
  • Untuk menutup presentasi bisa mengajukan pertanyaan untuk dipikirkan atau direnungkan. Atau mengucapkan kata-kata lucu yang relevan
Setelah memutuskan hal apa saja yang ingin kita capai dan menyortir isi presentasi langkah selanjutnya adalah memilih alat Bantu presentasi.

Memilih Alat Bantu Presentasi


A. Mengapa kita Menggunakan alat Bantu.
Alat bantu presentasi dapat memberikan banyak keuntungan, antara lain ;
  1. Menarik perhatian
  2. Membantu pemahaman
  3. Membantu ingatan
  4. Memberi kesenangan.
Syarat agar sukses dengan penggunaan alat bantu presentasi maka alat bantu presentasi harus;
  1. Penyampaian mampu memperkuat pesan.
  2. Penyiapan dilakukan dengan cermat
  3. Pemakaian tidak terlalu banyak.
  4. Penggunaan tidak terlalu rumit.
  5. Pemakaian dilakukan dengan terampil
B. Berbagai Jenis Alat Bantu untuk Presentasi.
Berbagai alat bantu untuk presentasi yang sering digunakan antara lain;
  1. Whiteboard flipchart kosong
  2. Overhead proyektor
  3. Slide Proyektor
  4. Vidiotape dan Film
  5. LCD proyektor
  6. Komputer multimedia
  7. Handout.
  8. Model dan contoh

PERSIAPAN AKHIR PPRESENTASI


Sebelum naik ke pentas kita harus mempertimbangkan beberapa hal ;

A. Catatan untuk berbicara di muka umum.
Catatan yang baik untuk berbicara di muka umum akan memberikan rasa percaya diri sehingga dapat melakukan banyak hal untuk meminimalkan kegelisahan. Ada empat pendekatan mendasar terhadap catatan untuk berbicara di muka umum;
  1. Tanpa catatan sama sekali.
  2. Menggunakan alat bantu visual sebagai catatan.
  3. Naskah yang seluruhnya ditulis kata demi kata.
  4. Lembaran kertas atau kartu pembisik 
Kekurangan dari naskah yang seluruhnya ditulis kata demi kata.
  • Hanya sedikit orang yang dapat menulis naskah hingga terdengar alami ketika di baca
  • Sedikit orang yang dapat membaca naskah sedemikian rupa sehingga terdengar alami.
  • Naskah yang seluruhnya di tulis kata demi kata tidak fleksibel.
  • Mudah kehilangan arah ketika membaca.
  • Tidak mungkin dapat membaca sekaligus mempertahankan kontak mata yang baik dengan hadirin.
Naskah yang seluruhnya ditulis kata demi kata dapat dibenarkan jika dalam suatu situasi :
  • Menulis naskah tetapi tidak untuk dibawa
  • Kita akan direkam
  • Kita menggunakan Autocue (TV pengingat).
  • Seseorang menuliskan pidato untuk kita.


Contoh Naskah Presentasi Yang Baik

  • Slide pertama menggunakan bullet point, bentuk slide paling standar di dunia.
  • slide yang kedua lebih kreatif dan mudah dicerna audiens. Slide ini hanya menggunakan gambar dan kata kunci saja.
Meringkas Teks
  • Slide pertama sudah baik menggunakan gambar yang kuat dan teks yang mengandung pertanyaan.
  • Slide kedua lebih mengajukan pertanyaan yang lebih ringkas kepada audiens. 
Mengganti Teks Panjang Dengan Gambar dan Angka
  • Slide atas bercerita tentang kepulauan Indonesia. Slide tersebut memaparkan data berapa banyak pulau dan apakah pulau tersebut dihuni atau tidak. Slide ini juga menggunakan pendekatan standar bullet point.
  • Slide di sebelah bawah jauh lebih ringkas. Dengan gambar yang menunjukkan banyaknya pulau-pulau yang ada di Indonesia dan menggunakan angka yang diperbesar, contoh presentasi ini tampil lebih baik sebagai komunikasi visual. Adapun penjelasan detail adalah tugas presenter untuk menjelaskannya. 
Mengubah Cara Penyajian Lebih Menarik
  • Slide di atas tampil menarik dengan menggunakan kotak berwarna warni berisi penjelasan apa manfaat dari keterampilan membaca cepat.
  • Slide dibawah tampil lebih menarik lagi dengan menempatkan judul membaca cepat di tengah dan dibuat bergaya mind map dengan membuat empat cabang yang berisi ringkasan dari manfaat membaca cepat menggunakan hanya kata kunci saja ditambah gambar yang mewakili kata kunci tersebut.
Penempatan Posisi Gambar
  • Slide atas sudah cukup bagus menampilkan kutipan ucapan seorang tokoh yakni Albert Einstein. Slide seperti ini cocok untuk pembuka atau penutup sebuah presentasi.
  • Slide presentasi sebelah bawah terlihat lebih baik lagi dengan memperbesar gambar tokoh tersebut dan menghilangkan latar belakangnya. Teks diletakkan berhadapan langsung dengan wajah tokoh tersebut sehingga seolah-olah dia berbicara langsung kepada audiens. Slide ini jauh lebih kuat lagi dampak visualnya dan menggugah emosi daripada slide di kiri.

B. Latihan
Latihan tidak menjamin sepenuhnya keberhasilan suatu presentasi. Meskipun demikian latihan dapat berguna untuk;
  • Membantu menambah kepercayaan diri.
  • Memberitahukan kekurangan-kekurangan dalam bahan.
  • Membiasakan diri dengan bahan yang akan disampaikan.
  • Membiasakan diri dengan bahan-bahan pembantu untuk lebih menghidupkan presentasi
  • Memudahkan untuk memikirkan pertanyaan-pertanyaan yang akan muncul. 
Ada beberapa keadaan yang membuat latihan menjadi sangat penting yaitu;
  • Untuk presentasi Tim
  • Untuk presentasi yang sangat penting
  • Untuk menggunakan alat bantu yang tidak biasa atau belum dikenal.
  • Adanya rasa kekhawatiran yang luar biasa (demam panggung).
C. Persiapan ruangan dan tata ruangan tempat menyampaikan presentasi.
Lingkungan tempat menyampaikan presentasi dapat membantu dan merusak suasana presentasi. Untuk itu ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan;
  1. Ukuran rungan
  2. Akustik sistem suara
  3. Tingkat kebisingan/ gangguan
  4. Ventilasi
  5. Penerangan
  6. Perabotan dan tata letak meja
  7. Gaya Auditorium
  8. Gaya Kelas
  9. Gaya Informal
  10. Gaya Tapal kuda
  11. Gaya Kelompok Kecil
  12. Gaya Tulang ikan.
Pengertian Presentasi dan Belajar Teknik-teknik Presentasi "

No comments:

Post a Comment