Pembiayaan / Pendanaan Event - Management Event PR

PEMBIAYAAN / PENDANAAN EVENT
MANAGEMENT EVENT PR

Budgeting Event - Adalah sebuah aspek yang paling utama dalam merancang konsep dari penyelenggaraan event, karena sudah dipastikan apabila tidak ada dana maka eventpun tidak akan terlaksana.

Mengingat pentingnya mengolah ataupun mengelola pendanaan dalam sebuah Event, pada kesempatan yang baik ini izinkan Dunia Public Relations berbagi tentang Pembiayaan Event.



PEDOMAN PENGELOLAAN KEUANGAN EVENT

pendanaan, biaya, event

Apapun jenis event yang akan diadakan dan seber apapun sangat diperlukan sebuah perencanaan dalam mengelola keuangan event.

Faktor penting yang harus diperhatikan di bidang anggaran adalah :
Penyusunan anggaran harus realistis dan dalam proses menuju pada pelaksanaan memiliki kecenderungan terjadinya kenaikan biaya anggaran dan memungkinkan terjadinya biaya tidak terduga.
  • Dalam penyusunan anggaran dibutuhkan sebuah kontrol ketat yaitu : Menahan laju kenaikan biaya anggaran dan biaya tidak terduga, sekaligus mengontrol anggaran yang memiliki peluang untuk diturunkan atau efisiensi sehingga tercipta balance anggaran yang terkontrol.
  • Sehingga dalam penyusunan anggaran dibutuhkan Plan A diikuti Plan B, Plan C dan Plan D untuk mengantisipasi melonjaknya biaya yang telah tersusun.
Berdasarkan urutan waktu pengeluaran biaya dalam sebuah event terbagi atas :
1. Cost Before Event => Biaya yang dikeluarkan sebelum event dimulai misal : Uang Muka biaya sewa ruang, Biaya Promosi, Biaya Pemasaran, dsb
2. Cost During Event => Biaya yang dikeluarkan pada saat berlangsung pameran. Seperti, konsumsi,
transportasi, akomodasi, honor pengisi acara, dsb.
3. Cost After Event => Biaya yang dikeluarkan sesudah event berlangsung umumnya untuk pelunasan, namun juga biaya-biaya yang harus dikeluarkan, seperti : biaya pemberitaan media, penambahan fasilitas dsb.

Seni Mengontrol Anggaran

Mengatur “termin” pembayaran, harus disesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. tidak boleh melakukan melakukan pembayaran tanpa perhitungan.

Down Payment atau uang muka adalah faktor penting dan bagian strategi mengatur keuangan. Sedangkan pelunasan harus mengacu pada jadwal pemasukan uang dari sponsor, penghitungan tiket dan sumber-sumber lainnya.

Beberapa hal yang dapat diatur dengan variasi “termin” pembayaran, antara lain :
1. Pembayaran pada tahap awal (pertama)
  • Perizinan
  • Uang Muka sewa tempat
  • Uang Muka penampil
  • Uang Muka perlengkapan panggung, dekorasi, tenda, dsb
  • Uang Muka Soundsystem
  • Biaya Komunikasi & Transportasi
2. Pembayaran lunas sebelum pelaksanaan acara :
  • Honor penampil
  • Konsumsi
  • Honor Keamanan
  • Biaya Publikasi pers
  • Biaya pajak Tontonan
3. Pembayaran lunas setelah selesai acara maksimal 3 hari :
  • Honor petugas operasional
  • Honor LO (Liasion Officer) VO (Volunteerr Officer)
  • Biaya dokumentasi
4. Pembayaran lunas :
  • Akomodasi Hotel
  • Biaya Sewa Kendaraan

SUMBER KEUANGAN


Ada 3 (tiga) sumber biaya dalam EO yaitu :
  1. Modal Organizer
  2. Pemasukan dari sewa stand
  3. Pemasukan dari karcis
  4. Pemasukan dari Sponsor
Pembiayaan / Pendanaan Event - Management Event PR "