Panduan dalam Membuat Proposal Event

PANDUAN DALAM MEMBUAT
PROPOSAL EVENT

Proposal - Merupakan hal yang sangat penting dalam pembuatan Event yaitu berkas yang berisi tentang penjabaran ataupun penjelasan maksud dari terbentuknya sebuah event. Selain dibuat untuk menjelaskan perihal event yang dibuat, Proposal ini juga berfungsi untuk menjaring Sponsor yang ingin berpartisipasi dalam sebuah event.

Mengingat pentingnya sebauah proposal dalam membuat event, kita para PR memang dituntut untuk dapat menyusun proposal dengan baik. Berikut adalah panduan pembuatan proposal yang baik.


MEMBUAT PROPOSAL EVENT



Menyusun sebuah proposal adalah hasil kajian metodologi. menulis proposal yang benar dan baik, dipadukan dengan hasil seni imajinasi. Agar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus mengandung hal-hal berikut :
  1. Gambaran umum
  2. Rincian Event / Properti
  3. Rencana Pemasaran
  4. Riset Pasar
  5. Pendorong
  6. Paket Manfaat
  7. Investasi
01. Gambaran Umum 
Memberi gambaran mengenai organisasi Anda dan manfaat yang dapat Anda tawarkan kepada sponsor.

02. Rincian Event / properti
Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan dan sebagainya – semuanya berkaitan dengan data keras (kuantitatif). Informasi yang disediakan di sini bervariasi, tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan.

03. Rencana Pemasaran
Rencana pemasaran yang telah Anda susun dicantumkan di bagian ini. Rencana tersebut menjelaskan bagaimana Anda akan memasarkan event Anda, nilai dari semua komponen pemasaran, media yang akan Anda gunakan, dan rencana publikasi.

04. Riset Pasar
Untuk mendapatkan sponsor, Anda harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar sasaran Anda, paling tidak profilnya- siapa mereka, tingkat pendidikan mereka, di mana mereka tinggal, dan sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset.

05. Pendorong
Agar sponsor yakin atas manfaat yang Anda tawarkan, tampilkan bukti manfaat yang telah diperoleh oleh sponsor pada acara yang telah Anda selenggarakan sebelumnya.

06. Paket Manfaat
Tampilkan beberapa manfaat yang ada dalam daftar inventaris manfaat kepada calon sponsor Anda. Gunakan tanda bullet untuk masing-masing manfaat. Untuk mempermudah pemahaman calon sponsor, Anda juga dapat mengelompokkan manfaat tersebut ke dalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat.

07. Investasi
Dalam bagian ini Anda harus merinci semua bentuk investasi yang dapat dikontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk :
  • Uang tunai
  • Jasa atau barang
  • Dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan organisasi Anda
Dalam bagian ini masukkan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut insentif yang Anda tawarkan.


Tujuan Utama Event

Adapun tujuan utama dari pembuatan proposal event adalah untuk menjelaskan konsep dan ide dasar dari event yang akan dibuat secara mendetail sebagai upaya untuk meyakinkan calon klien bahwa konsep itu ditawarkan dengan banyak kelebihan sehingga calon klien diharapkan memilih konsep anda.


PROPOSAL RINGKAS

Proposal ringkas merupakan proposal yang terdiri dari 2-3 halaman yang berisi ikhtisar acara, audiens sasaran, pemasaran, strategi promosi, dan manfaat utama yang ditawarkan. Cara ini merupakan cara yang efektif untuk mengundang minat calon sponsor. Jangan lupa cantumkan nomor kontak Anda agar mudah dihubungan oleh calon sponsor.

Sebagai pedoman, jumlah halaman sebuah proposal minimal 4 – 5 halaman sedangkan maksimalnya 12 halaman, lebih dari itu, proposal Anda tidak akan disentuh oleh calon sponsor. Selain itu, proposal harus mudah dan cepat dibaca.

Menetapkan harga
Ini merupakan bagian paling sulit sekaligus paling vital.  Pertama dan terpenting, biaya total harus sedikit lebih mahal daripada bila sponsor menjalankan acaranya sendiri.

Proposal Anda harus dapat membuktikan bahwa sponsor akan lebih untung berinvestasi pada sponsorship daripada kalau beriklan. Nilai keuntungan lebih tersebut kira-kira 150% sampai 200%. Karena ada kecenderungan perusahaan akan tetap bertahan pada zona nyaman dengan beriklan.

Satu hal yang amat penting adalah jangan beberkan rencana biaya pengeluaran Anda, karena akan merusak citra dan mengindikasikan Anda lebih mementingkan kebutuhan Anda sendiri daripada harga diri organisasi.

Menghitung harga sponsor
Selisih antara biaya penyediaan manfaat dengan harga sponsorship adalah keuntungan (atau kerugian) Anda. 

Biaya untuk penyediaan manfaat yang ditawarkan
+ Biaya staf dan administrasi
+ Biaya penjualan
+ Biaya pelayanan
= Biaya total

Setelah semua biaya penyediaan manfaat ditotal, Anda dapat menambahkan keuntungan yang Anda inginkan. Sebagai pedoman kasar, keuntungan Anda adalah 100%. Dengan demikian, harga sponsorship adalah dua kali total penyediaan manfaat.

Biaya total sponsorship
+ Keuntungan 100% (pendapatan untuk acara Anda)
= Harga sponsorship (baseline fee).

Berbagai isu / pertanyaan mengenai proposal
  • Haruskah kita menawarkan kelas sponsorship yang berbeda ?
  • Bagaimana menetapkan kategori eksklusif ?
  • Apakah kita memerlukan brosur atau video penjualan yang mengkilap ?
  • Haruskah kita pergi ke satu atau beberapa perusahaan ?
  • Berapa banyak waktu utama yang dibutuhkan sponsor ?
  • Kapan waktu terbaik untuk mendekati sponsor ?

Contoh Pembuatan Proposal Event

Pada Proses pembuatan proposal diawali dengan :
  1. Briefing Klien
  2. Brainstorming (curah gagasan) antar anggota tim
  3. Proposal
01. Briefing Klien
  • Misal : Calon klien adalah perusahaan internasional, produsen alat-alat kesehatan kelas dunia yang memiliki cabang dibanyak negara termasuk Indonesia.
  • Salah satu produknya adalah alat pelangsing dan penghilang lemak di perut.
Pada awal peluncuran untuk pertama kalinya produk ini menjadi bestseller di antara produk-produk lain diperusahaan itu. Tetapi saat ini penjualannya mengalami stagnasi dan bertahan di level tertentu.

Jadi perusahaan ingin mengadakan acara agar alat itu kembali menjadi bestseller dan penjualannya meningkat.

02. Brainstorming
Tim inti berdiskusi setelah sebelumnya dibahas mengenai briefing calon klien, pengayaan materi produk, pasar sasaran produk mulai dari level ekonomi, kebiasaan dan gaya hidup hingga proses uji produk.

03. Proposal
Tidak ada aturan baku bahwa isi proposal event harus seperti yang dicontohkan tetapi rata-rata memiliki pola yang sama. Isi proposal biasanya terdiri dari :
  1. Latar Belakang
  2. Tujuan
  3. Sekilas pasar sasaran
  4. Tema Acara
  5. Implementasi tema acara
  6. Mekanisme rangkaian acara
  7. Pendukung Acara/ Talent
  8. Set Panggung, dsb.
" Panduan dalam Membuat Proposal Event "