Menyusun Perencanaan sebuah Event

MENYUSUN PERENCANAAN
SEBUAH EVENT

Perencanaan Event -  Seperti yang kita ketahui bahwa segala sesuatu yang dilakukan atau digalakan oleh Praktisi Humas ini tidak boleh sembarangan melinkan harus terencana dengan matang sesuai prosedural

Perencanaan merupakan salah satu bagian sangat penting dari sebuah event manajemen konferensi dan event. Fungsinya adalah agar kegiatan konferensi dan event dapat terarah bagi pencapaian tujuan, yang terlaksana secara efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di lapangan.


PRENCANAAN EVENT



Ada beberapa keluhan yang selalu terdengar menyangkut pelaksanaan konferensi dan event, yaitu :
  1. Potensi minimnya jumlah peserta
  2. Sulit untuk mengubah kondisi antara surplus dan rugi.
  3. Kurangnya perencanaan anggaran
  4. Minimnya interaksi sesama anggota panitia pelaksana
  5. Publikasi yang terbatas
  6. Jika konferensi dan event ini melibatkan perusahaan profesional planner/organizer, maka, seringkali muncul keraguan mengenai wilayah kerja planner/organizer yang disebabkan kekurangpahaman mengenai fungsi sebuah planner/organizer
Karena hal di atas maka, perencanaan dalam manajemen konferensi dan event minimal menyangkut berbagai bidang berikut :
  1. Seleksi tempat
  2. Layanan manajemen secara umum
  3. Administrasi keuangan
  4. Manajemen makalah
  5. Registrasi
  6. Promosi
  7. Publikasi
  8. Manajemen program pameran
  9. Reservasi hotel
  10. Pelayanan perjalanan

Analisis S.W.O.T

Dalam melakukan sebuah perencanaan event, yang pertama harus dilakukan adalah memperhatikan kekuatan (strenght) dan Kelemahan (Weakness) sebelum event tersebut dilakasanakan. Apabila kelemahan-kelemahan itu lebih banyak daripada kekuatan-kekuatannya
maka harus dipertimbangkan dengan seksama apakah harus menunda atau tidak dilaksanakan event tersebut.

Sementara peluang (opportunities) dan ancaman (threats) terhadap event biasanya baru muncul pada saat atau sesudah event berlangsung. Peluang adalah segala faktor yang membawa manfaat atau memberikan keuntungan bagi event tanpa ada upaya tambahan atau investasi oleh penyelenggara.

Ancaman adalah segala faktor yang menghambat penyelenggaraan untuk mengembangkan potensi secara maksimal.

CONTOH S.W.O.T

01. Strenght :
  • Unik dan belum pernah dilakukan sebelumnya
  • Menghadirkan bintang tamu dan selebritas yang andal dan terkenal.
  • Strategis untuk memengaruhi khalayak Dikemas dengan teknik modern yang kreatif dan inovatif.
  • Adanya publikasi sebelum, selama dan setelah acara.
02. Weakness :
  • SDM tidak tersedia sehingga harus mencari pihak luar
  • Tidak mampu menjangkau khalayak tertentu.
  • Memerlukan biaya yang besar
  • Kurang diminati media massa.
03. Opportunity :
  • Dukungan dari pihak Sponsor
  • Dukungan dari pemerintah, lembaga non profit atau perusahaan swasta
  • Dukungan dari pihak media massa
  • Dukungan yang luar biasa dari khalayak.
04. Threat :
  • Tawuran antar penonton
  • Gangguan teknis
  • Batalnya bintang tamu.

Contoh :
Konsep Bagan Perencanaan Kronologis (Persiapan Event Satu tahun) TOR & Preliminary Proposal :

  • Kata lain dari TOR (Term Of Reference) adalah Kerangka Acuan yang digunakan untuk menyusun sebuah proposal dalam suatu kegiatan. Setelah kerangka acuan ditetapkan, maka Event Organizer mulai menyusun Prelimenary Proposal (Praproposal)
  • Pra-Proposal/Prelimenary Proposal merupakan proposal yang belum tuntas dikemas penampilannya. Penggunaannya tidak hanya untuk keperluan internal tetapi juga sudah dapat diajukan sebagai proposal tahap awal kepada pihak-pihak tertentu, tetapi belum dapt ditampilkan sebagai penawaran resmi ataupun untuk dijadikan Sales Kit.
  • Sebuah Pra-proposal sudah dapat memberikan gambaran cash flow perusahaan dalam satu tahun mendatang, apabila semua event yang direncanakan sudah disusun dalam format Pra-proposal.
  • Pra-Proposal juga dapat dijadikan sebagai penyusunan sales kit maupun informasi yang akan disebarluaskan untuk keperluan Public Relations di media Massa.
" Menyusun Perencanaan sebuah Event "