EVENT MANAGEMENT - Pengertian & Jenis-jenisnya

EVENT MANAGENENT
PENGERTIAN & JENIS JENISNYA

Apa iti event management?? - Proses merencanakan atau mempersiapkan sebuah kegiatan atau event yang meliputi penilaian, pambahasan, perolehan, alokasi pengarahan, pengendalian serta analisis dan lain sebagainya untuk mencapai tujuan dari sebuah kegiatan / event.

Dalam lingkup pekerjanaan PR memang dituntut untuk mampu menyelengarakan sebuah event-event khusus untuk menalin komunikasi serta meningkatkan citra dan itikad baik perusahaan. Event yang biasa digalankan oleh PR seperti Konferensi Perss, Press Tour, PR campgain dll.



PENGERTIAN EVENT MANAGEMENT




Banyak istilah penyebutan event management, antara lain :
  • Event Organizer
  • Production House
  • Communication
  • Agency / biro jasa
  • Panitia Pelaksana
  • Organizing Committee, dan lain sebagainya.

Pengertian Event

  • Event Organizer terdiri dari dua kata dalam bahasa Inggris, yaitu event dan organizer.
  • Dalam bahasa Indonesia, event berarti acara sedangkan organizer berarti pengatur.
  • Jadi secara harfiah Event Organizer diartikan sebagai Pihak yang mengatur acara
  • Atau dapat dikatakan Event Organizer adalah :
“Usaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang diharapkannya melalui rangkaian acara”.


Atau Event Management / Event Organizer Adalah

“sekelompok orang yang terdiri dari tim pelaksana, tim pekerja, tim produksi dan tim manajemen yang melaksanakan tugas operasional suatu program acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan suatu program acara”.

Special Event Public Relations adalah sebuah ajang khusus yang dirancang dan digelar secara special dalam kemasan kehumasan perusahaan yang dikaitkan dengan kegiatan atau peristiwa tertentu. Goldbatt (2002) “I defined special event as a unique moment in time celebrated with ceremony and ritual and satisfy specific needs”.

Yaverbaum (2000) “Ajang khusus adalah media publisitas yang efektif karena dapat membantu dalam memasarkan perusahaan dan produk jasa kepada publik, sangat bersifat promosi serta mampu mendapatkan publisitas banyak dari pihak media massa.


PERAN EO (EVENT ORGANIZER)


EO lahir dari keinginan para pihak yang memiliki sejumlah dana. Mereka memiliki beberapa tujuan yang diharapkan dapat dicapai dengan mengadakan rangkaian acara dan tentu saja sebagai penyandang dana mereka tidak mau repot-repot untuk mengatur acara itu. Mereka cukup memberikan briefing singkat mengenai mengenai maksud dan tujuan mengadakan acara, sementara bentuk kreatif acara dan eksekusi diserahkan pada EO 

Dari hal inilah peran EO, yaitu membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan pemilik dana (biasa disebut sebagai klien)

EO melalui rangkaian acara, mulai dari proses penciptaan konsep, persiapan tempat, perizinan, perlengkapan pendukung, artist & talent, dokumentasi, hingga jalannya acara dan jika diperlukan sampai pada publikasi acara di media massa.

ELEMEN EVENT


1. Why -> Berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam acara ini, khususnya dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan khalayak.
2. Who -> Berkaitan dengan setiap personal yang akan terlibat dalam kegiatan ini, juga berhubungan dengan target sasaran, kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan dan gaya hidup.
2. Where => Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling tepat untuk khalayak sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada atmosfir suasana pertunjukkan yang akan digelar untuk mempengaruhi emosi penonton.
3. When => Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelengaraan acara dan juga mempertimbangkan adanya fleksibilitas atau kelonggaran yang dihubungkan dengan waktu untuk penelitian dan persiapan.
5. What => berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik bagi khalayak sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi program dan elemen yang dibutuhkan.

POSISI EO DI ANTARA 5 P

Dalam sebuah kegiatan event tentunya terdapat keterlibatan beberapa pihak yang terdiri dari 5 P. Dari ke-5 unsur P ini akan terlihat posisi sesungguhnya dari event organizer. Ke- 5 P itu adalah :




Keterangan :
  1. Penyandang Dana => Merupakan pihak yang mengeluarkan dana untuk pelaksanaan suatu program.
  2. Pelaksana => Di sinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak (menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada) sehingga pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.
  3. Penampil => Merupakan salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis program sangat tergantung pada para penampilnya.
  4. Penonton => Baik membayar atau gratis, pesta kecil di rumah sampai tingkat lomba F1, faktor penonton adalah salah satu tolok ukur kesuksesan event.
  5. Pengamat => Pengamat bisa berasal dari kalangan pers di mana pengamat memiliki pengaruh sebagai humas atau PR secara tidak langsung.
Jenis event berdasarkan jenis ukuran dan besarnya :
1. Mega Eventa => Adalah event yang sangat besar, memberikan dampak ekonomi yang besar pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara penyelenggara dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai media. Biasanya event ini terselenggara setelah dilakukan Bidding (kompetisi antara beberapa organizer untuk menjadi penyelenggara) Contoh : Piala Dunia

2. Hallmark Event=> identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah, kota atau daerah di suatu tempat. Contoh : Rio Karnaval, yang dikenal sebagai ekspresi dari Amerika Latin, yang memberikan energi pada kota Rio de Jeneiro.

3. Major Event => merupakan event yang secara ukuran mampu menarik media untuk meliput, menarik sejumlah pengunjung yang besar untuk menghadiri event tersebut dan memberikan dampak peningkatan ekonomi secara signifikan dan sifatnya tahunan. Contoh : PRJ (Pekan Raya Jakarta)

Jenis event berdasarkan jenis penyelenggaraannya :

1. Olahraga
  • Pertandingan profesional
  • Kompetisi Peringkat
  • Pertandingan persahabatan / eksibisi
  • Lomba-lomba
2. Seni
  • Pementasan / pergelaran profit oriented
  • Pementasan / pergelaran program acara
  • Non profit
  • Institusional / privat
  • Lomba / festival
  • Pentas eksebisi / apresiasi
3. Topik Wicara
  • Diskusi 
  • Talk Show
  • Seminar 
  • Variety Show
  • Sarasehan 
  • Presentasi
  • Dialog
4. Pameran
  • Pameran komoditas perdagangan
  • Pameran Seni
5. Pribadi
  • Pesta pernikahan - syukuran
  • Pesta Ulang tahun - Pesta peringatan pribadi

KAITAN HUMAS DENGAN EVENT


Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (special event) dalam humas merupakan salah satu kiat untuk menarik perhatian media pers dan umum terhadap perusahaan atau produk tertentu yang akan ditampilkan dalam acara tersebut.

Di sisi lain, kegiatan special event dari humas atau PR tersebut diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak lain yang terlibat atau terkait untuk berperan serta dalam suatu kesempatan pada acara khusus humas, baik untuk meningkatkan pengetahuan ( knowledge), pengenalan (awareness), maupun upaya pemenuhan selera (pleasure) dan menarik simpati atau empati sehingga mampu menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak dan pada akhirnya dapat menciptakan citra (image) positif dari masyarakat atau publik sebagai target sasarannya.

Salah satu kiat keberhasilan dalam kegiatan PR adalah untuk proses publikasi sehingga menciptakan citra positif untuk komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal two ways traffic communication) yang dilakukan melalui program kerja PR.

Acara khusus tersebut dilakukan baik untuk mewakili perusahaan maupun pengenalan dan pengetahuan produk atau mengenai pelayanan yang dapat diberikan kepada pihak masyarakat sebagai khalayak sasarannya.

Fungsi Event

Arti penting event bagi perusahaan adalah media efektif dalam membangun good will publik kepada perusahaan, yaitu :
  1. Loyalitas konsumen => event untuk konsumen
  2. Membangun kebanggan dan motivasi kerja => event untuk karyawan
  3. Membangun dukungan komunitas/masyarakat luas.
Manfaat EVENT

Manfaat yang di dapat dari sebuah event dikelompokkan menjadi
3 (tiga), yaitu :
  1. Fungsi Promosi Event => Memberitahukan tentang adanya sebuah event dan menjaring sebanyak mungkin partisipan yang akan terlibat untuk kesuksesan event itu sendiri.
  2. Pembentukan Citra => Calon partisipan yang hendak berpartisipasi mengetahui bahwa keikutsertaannya dalam event membawa manfaat bagi produk atau jasa yang dikelolanya itu dalam suatu prestise tertentu dan memiliki nilai emosional
  3. Manfaat Ekstra => Manfaat lain yang bukan bagian utama dari jasa event yaitu dengan keikutsertaan dalam sebuah event berarti merupakan sebuah peluang bagi produk atau jasa yang berpartisipasi sebagai peserta pameran atau sponsor untuk berpromosi.


" EVENT MANAGEMENT - Pengertian & Jenis-jenisnya "