Peran Crisis Center & Hubungan Media

PERAN CRISIS CENTER & HUBUNGAN MEDIA

Crisis Center - Krisis adalah kejadian yang tidak diduga walaupun kita dapat mengamati atau melihat adanya sinyal-sinya sebelum terjadinya krisis. PR sebagai penyambung lidah perusahaan bertanggung jawab penuh atas citra perusahaan dalam terjadinya insiden. Disini Crisis Center sangat diperlukan oleh PR dalam rangka menyelamatkan reputasi perusahaan sebagai bentuk keperdulian atas suatu insiden yang menimpa perusahaan.

PENGERTIAN CRISIS CENTER


Crisis center sebagai pusat pengelolaan krisis yang kemudian dapat dipahami sebagai salah satu sarana cepat tanggap atau bentuk respon terhadap krisis yang melanda perusahaan. Sense of crisis harus menjadi gaya hidup baru dari setiap orang dalam perusahaan. Kalau reputasi atau citra perusahaan terganggu karena sebab apapun juga, sense of crisis harus ada.

Fungsi Crisis Center

Fasilitas crisis center dibutuhkan pada tingkat lokal, regional, dan pada tingkat perusahaan. Fungsi  crisis center sebagai wadah untuk menangani berbagai masalah yang timbul sebagai akibat dari keterpurukan. 
Baca juga :
Pusat penanganan krisis harus dipimpin oleh orang yang kompeten dan sekaligus mempunyai wewenang untuk memutuskan dan mengambil tindakan. Crisis center bukan pusat pengkajian yang menghasilkan laporan tebal – tebal dan komphrehensif, melainkan pusat pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Fokusnya adalah keputusan itu sendiri bukan laporan.

Pentingnya Crisis Center

Saat krisis tantangan komunikasi biasanya diperburuk oleh singkatnya waktu karena keputusan harus segera diambil, di sisi lain informasi terbatas, dan kesempatan untuk berinteraksi dengan stakeholder terbatas. Di sisi lain, sebagian publik termasuk media berusaha mendapatkan informasi dan jawaban sesegera mungkin. Dalam situasi seperti ini, tidak ada waktu lagi untuk dewan eksekutif untuk bertemu dan menentukan respons terbaik mereka selama beberapa saat krisis mulai berlangsung.

Dalams ituasi krisis, kecepatan merespons sangat penting. Bila publik mengetahui perusahaan teralu lama merespons, publik akan curiga, seperti halnya dalam kasus Jatuhnya Penerbangan Maskapai Malaysia Airlines MH 370, publik dalam hal ini mempertanyakan kerja dari manajemen. Banyak spekulasi tentang keberadaan dan penyebab hilangnya pesawat. Kantor berita dunia sempat mempertanyakan kerja manajemen yang dinilai terlalu lambat dalam merespon informasi dan memberitakan kepada publik.

Seperti kasus ini pentingnya crisis center sebagai media atau sarana cepat tanggap dalam meyampaikan segala informasi dan situasi krisis yang dibutuhkan publik. selain itu sebagai sebagai media pertemuan antara pihak perusahaan dengan publik.

PENTINGYA HUBUNGAN DENGAN MEDIA


Beberapa fungsi dari crisis center disini adalah menjalin hubungan baik dengan media dan publik external serta menyediakan sarana informasi bagi media dengan menempatkan pada satu ruang khusus yang kemudian disebut dengan Media Center yang bertujuan untuk menyediakan beragam informasi yang diperlukan media dan sarana interaksi langsung antara perusahaan dengan media.

PR Response
 
  • Pada saat krisis, PR harus memastikan bahwa perusahaan sudah secara cepat dan akurat memberikan informasi kepada publik.
  • PR bertugas mengoordinasi semua bentuk komunikasi dengan media. 
  • Selama dalam situasi krisis, pimpinan perusahaan, manajer PR, atau karyawan lainnya akan berperan sebagai juru bicara perusahaan

Cara Berhadapan Dengan Media

  1. Bersiaga
    Selalu memantau situasi dan dampak krisis
    Memberikan informasi kepada publik dan media dengan mengeluarkan pernyataan tertulis atau jumpa pers. 
  2. Mengumpulkan informasi
    Verifikasi semua informasi yang diterima
    Melaporkan setiap informasi baru kepada pimpinan
    Membahas informasi yang diterima dengan pihak-pihak yang terlibat dalam upaya penyelesaian krisis
    Mengoordinasi penyebaran informasi dan menyiapkan informasi untuk media 
  3. Mempersiapkan diri untuk media
    Menunjuk juru bicara perusahaan yang akan membaca penyataan atau berbicara selama jumpa pers
    Menyiapkan daftar informasi yang diinginkan media dan informasi yang Membahas strategi untuk menjawab pertanyaan media
    Mempersiapkan ruangan untuk jumpa pers dengan medialah diverifikasi 
  4. Ketika reporter tiba
    Mengidentifikasi media yang hadir
    Memberitahu media mengenai aturan dalam jumpa pers yang dilakukan
    Memberitahu media mengenai waktu dan tempat untuk mendapatkan berita yang up-todate untuk saat ini dan yang akan datang 
  5. Menindaklanjuti pemberitaan media dan membangun hubungan yang baik dengan media
    Memonitor semua liputan media
    Memeriksa dan memberikan koreksi atas kesalahan fakta yang dimuat di media
    Memberitahu media mengenai perkembangan baru yang terjadi
    Melakukan evaluasi terhadap pemberitaan media.

Aspek-aspek Program Penanganan Krisis dan Hubungan Publik / media Yang Harus Disiapkan
  1. Fasilitas dan sumber daya
    Menyediakan fasilitas dan sumber daya yang akan mendukung komunikasi yang efektif dengan media dalam keadaan krisis
    Menyediakan pada akses pada fasilitas fotokopi dan faksimile, e-mail, sarana pengiriman dokumen, dan ruang untuk wawancara. 
  2. Dokumentasi
    Menyusun daftar media
    Selalu memutakhirkan data dalam daftar secara periodik
    Menjaga akurasi catatan daftar media
    Secara berkala meninjau kembali kebijakan dan prosedur media relations 
  3. Pendidikan dan pelatihan
    Mendistribusikan kebijakan dan prosedur media relations pada semua karyawan perusahaan
    Menyelenggarakan pelatihan secara periodik pada tim media relations, juru bicara tersebut meninjau kembali peran dan tanggung jawabnya
Yang Harus Dilakukan Selama Krisis
  1. Hanya informasi yang telah diverifikasi yang dirilis
  2. Temani media berita kemana pun di lokasi krisis
  3. Tunjuk seorang juru bicara
  4. Simpan catatan yang akurat mengenai semua pertanyaan dan liputan berita
  5. Ketahui deadline media dan berusaha untuk memenuhinya
  6. Berikan kesempatan dan fasilitas yang sama untuk media cetak dan elektronik
  7. Dapatkan ide yang jelas mengenai apa yang dapat dirilis dan mana yang tidak
  8. Koordinir perencanaan dan penerapan kegiatan PR secara hati-hati dengan aspek-aspek lain dari rencana keadaan darurat yang menyeluruh
Yang Tidak Boleh Dilakukan Selama Krisis
  1. Secara sembrono membuat spekulasi mengenai sebab-sebab keadaan darurat
  2. Membuat spekulasi mengenai kelanjutan bisnis perusahaan
  3. Membuat spekulasi mengenai pengaruh luar dari keadaan darurat tersebut
  4. Membuat spekulasi mengenai nilai kerugian
  5. Campur tangan dengan tugas-tugas yang sah dari pekerja berita
  6. Mengizinkan juru bicara yang tidak berwenang untuk memberikan penjelasan pada media
  7. Berusaha untuk menutup-nutupi, atau secara sengaja menyesatkan media berita
  8. Menyalahkan keadaan darurat
Hal-hal Yang Harus Dilakukan Setelah Krisis Berakhir
  1. Umumkan akhir dari krisis
  2. Kelanjutan (follow up)
  3. Lakukan tindakan yang baik
  4. Bangun tim krisis

Strategi Public Relations Dalam Merespons Krisis

  1. Menyerang pihak yang memojokkan perusahaan dengan memberikan fakta yang mendukung dan menjelaskan kepada publik bahwa tuduhan itu tidak beralasan
  2. Melakukan penyangkalan
  3. Melakukan pembenaran
  4. Berusaha untuk meraih simpati publik
  5. Perusahaan berjanji memperbaiki kesalahannya dengan melakukan tindakan yang benar 
 " Peran Crisis Center & Hubungan Media "